Социальный документооборот фсс: что это такое, как подключиться в 1с

Этапы внедрения

Электронный документооборот организуется в несколько этапов. На первом из них производится комплексное обследование компании, заинтересованной во внедрении. Опытные специалисты обычно проводят анализ, изучают маршруты движения каждого документа, все особенности данного процесса, получают определенное представление о структуре и специализации предприятия. Далее определяется, какие у заказчика есть потребности. Клиент указывает свои требования к функционалу системы, количеству мест, нуждающихся в автоматизации, целях запускаемого процесса и прочих. С учетом всей полученной информации разрабатывается план действий, способный помочь в усовершенствовании и оптимизации документооборота организации. По данному проекту готовится техническое задание, подбирается необходимое программное оснащение, которое будет использоваться, чтобы запустить график документооборота. Не исключена необходимость приобретения и использования особого оборудования.

После всего этого происходит непосредственное внедрение новой системы, ее запуск и первое тестирование, настройка. Такой проект предполагает, что будет производиться обучение пользователей. Обычно документооборот 1С внедряется компаниями с последующим обслуживанием системы, технической поддержкой, а также доработкой и обновлением, если в этом возникнет необходимость.

Сначала внутренний, потом — внешний

Документооборот в организации можно разделить на две большие группы: внутренний и внешний. Для обмена внутри организации, как правило, используют СЭД, электронный документооборот с контрагентами ведется посредством операторов ЭДО, а для взаимодействия с государственными контролирующими органами (ФНС, ПФР и др.) используются специальные сервисы отчетности.

Бумага или цифра — это лишь форма представления информации. Любой вид документооборота можно автоматизировать. При переходе от одной формы к другой, главное, понимать, что этот процесс пошаговый. Как показывает практика, отказаться от бумаги, в первую очередь, стоит во внутренних процессах. Дальше переход на ЭДО — электронный документооборот с контрагентами — будет протекать легче.

Ваша компания до сих пор обменивается бумажными документами?

Узнайте подробнее, как автоматизировать документооборот в ритейле

Для автоматизации внутренних процессов разработчики программных продуктов предлагают системы, которые обеспечивают управление электронным документооборотом, такие как СЭД. Уже после автоматизации внутреннего документооборота будет проще перейти на межкорпоративный документооборот (в профессиональной среде термин сокращают до аббревиатуры МКДО). Технические средства, программное обеспечение, а главное законодательство РФ позволяют это сделать.

Не стоит путать межкорпоративный электронный документооборот с межведомственным, который обозначается аббревиатурой МЭДО. Последний представляет собой взаимодействие федеральных информационных систем ЭДО, участниками которого являются представители государственного сектора: Правительство РФ, Администрация Президента России и федеральные органы государственной власти РФ. Автоматизированный обмен документами ведется в защищенном режиме. Цель МЭДО — повысить эффективность управления электронным документооборотом со стороны государственных органов власти.

Что касается МКДО, он предполагает обмен счетами-фактурами, первичными бухгалтерскими документами, договорами, актами, накладными и прочими документами с обеспечением их юридической значимости. Переход на ЭДО — электронный документооборот с контрагентами — означает автоматизацию обмена с использованием специальных сервисов, которые предлагают операторы ЭДО СФ. Например, с помощью сервиса Synerdocs компании могут легко организовать коммерческий электронный документооборот друг с другом. В связи с тем, что сам термин «межкорпоративный электронный документооборот» достаточно сложен для восприятия, его часто сокращают до ЭДО

При этом особое внимание уделяется контексту, в котором используется данное сокращение

Минусы электронного документооборота

У электронного документооборота есть и плюсы, и минусы

Переход на новые принципы работы не всегда даётся легко. Помимо необходимости приобрести и установить нужное ПО, добавляется необходимость переобучения персонала. Когда компания приобретает «коробочную» СЭД, приходится пересматривать сами принципы работы, а потому процесс усложняется.

При этом любую СЭД нужно обслуживать, настраивать, поэтому придётся добавить в штат администратора данной системы. Однако в случае внедрения Low-code системы, роль администратора сможет играть бизнес-аналитик без навыков программирования.

Систему ЭДО не получится использовать, если у контрагента всё ещё бумажный документооборот. В этом случае потребуется вести две «ветки» параллельно: цифровую и бумажную.

Возникает проблема конфиденциальности: секретные данные может увидеть сотрудник, который не должен иметь к ним доступа, системный администратор или хакер. Однако бумажный документооборот (ДО) тоже не идеален в этом плане: хранение важных бумаг в шкафах и сейфах не исключает их кражи или утери. Плюс добавляется проблема безопасной утилизации ненужных бумаг.

Недостатком электронного документооборота можно назвать то, что само по себе внедрение традиционной СЭД не становится ощутимой точкой развития для предприятия. Действительно, пусть электронный документ – это уже не просто точная копия бумажного, а новая сущность – корпоративный контент, процессы его обработки организуются прежними методами и на основе прежних принципов. Вначале – регламент, который стремится стать быстрым в создании и гибким в изменениях, а потом – исполнение регламента с привязанными к нему документами и контентом. По большому счету, legacy-канцелярия по-прежнему рулит.

Эта классическая схема постепенно меняется в эпоху цифровой трансформации. Новый подход к документообороту предполагает, что идеальный «документ» в свете настоящей цифровой трансформации подразумевает отсутствие не только бумажного, но и электронного документа. Он принимает вид виртуального «документа», который обретает некоторую «форму» (собирается в нужной конфигурации) только в тот момент, когда это нужно. Например, для выполнения каких-либо требований регуляторов, нужная сущность формируется в том образе, который имеет юридическую силу.

Мы в Comindware всерьез озаботились этим трендом развития ЭД и разработали платформу, в которой можно разработать простую СЭД (справочники данных, карточки документов, архив документов, компоненты, осуществляющие бизнес-логику) и буквально сегодня цифровизивать ключевой документооборот, а завтра автоматизировать бизнес-процессы, сфокусированные на ценность для клиента, и постепенно перевести документы в виртуальный вид, сделав важный шаг на пути цифровой трансформации.

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.

Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.

Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.

Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:

• Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
• Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
• Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
• Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
• Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.

Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.

Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота

При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца. Любой другой формат принят не будет

А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.

На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде.

Структура системы электронного документооборота

Структура системы электронного документооборота может рассматриваться с точки зрения программно-аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых
функций.

С точки зрения программно-аппаратного комплекса система электронного документооборота состоит из набора аппаратных и программных компонентов: серверы,
рабочие станции, программное обеспечение, сетевое оборудование, дополнительное оборудование, предназначенное для выполнения специфических функций системы.

Сервер предназначен для выполнения необходимых операций с документами и информацией. Сервер может быть как выделенным, так и виртуальным, в
зависимости от поставщика системы и применяемых технологий работы. Также, на сервере может размещаться база данных системы документооборота.

Рабочие станции обеспечивают взаимодействие пользователей с системой документооборота. Каждая рабочая станция обладает своим набором функций по
управлению документацией и данными.

Программное обеспечение реализует необходимый набор действий по управлению документацией и является основой системы электронного документооборота.
Программное обеспечение системы электронного документооборота, как правило, включает в себя функциональную часть, администраторскую часть и интерфейсную
часть. Функциональная часть предназначена для управления и обработки информации. Администраторская часть обеспечивает необходимые настройки системы.
Интерфейсная часть выполняет представление информации и данных в виде, доступном для конечных пользователей.

Дополнительное оборудование необходимо для реализации различных специфических функций системы электронного документооборота. К такому оборудованию
могут относиться устройства ввода и вывода информации, системы кодирования и шифрования информации и пр.

Сетевое оборудование необходимо для осуществления совместной работы пользователей системы и взаимодействия различных компонентов системы электронного
документооборота.

С точки зрения выполняемых функций, структура системы электронного документооборота включает в себя модули, которые реализуют следующие действия:
ввод данных, индексирование, обработка документов, управление доступом, маршрутизация документов, системная интеграция, хранение.

• модуль ввода данных необходим для внесения в систему электронного документооборота исходной информации. Эта информация может поступать из различных
  источников: бумажных документов, сканеров, почты, online – форм и пр. Данный модуль обеспечивает получение и первоначальную обработку данных.
• модуль индексирования. Он обеспечивает регистрацию и систематизацию данных. С его помощью система электронного документооборота может организовать
  хранение и поиск необходимых документов в соответствии с потребностями пользователей.
• модуль обработки документов. После ввода данных в систему они должны быть обработаны и сохранены для дальнейшей работы. Данный модуль обеспечивает
  распределение информации и документов по заданным правилам.
• модуль управления доступом. За счет этого модуля обеспечивается распределение информации и документов по пользователям. Каждый пользователь системы
  может работать только с тем набором документов, которые ему необходимы.
• модуль маршрутизации необходим для организации работы с документами. В этом модуле заданы правила движения и обработки документов. Для создания
  маршрутов движения документов предварительно должны быть определены процессы документооборота.
• модуль системной интеграции. Как правило, системы электронного документооборота работают во взаимосвязи с другими системами управления
  (например, CRM, ERP, OLAP системами). Модуль системной интеграции
  обеспечивает передачу данных между такими системами.
• модуль хранения документов и данных. Этот модуль реализует функции базы данных документов. За счет данного модуля обеспечивается хранение,
  архивирование, восстановление, резервное копирование документов.

Что даёт СЭД руководителю?

СЭД здорово упрощает деятельность фирмы.

1. Обеспечивается прозрачность большинства бизнес-процессов. Руководитель отчётливо видит каждый этап процесса документооборота и может более эффективно его контролировать.
2. Значительно повышается исполнительская дисциплина. Обычно более 20 % назначенных и распределённых заданий не выполняются ответственными за них работниками. СЭД же позволяет сократить этот процент до нуля (в идеале, конечно).
3. Сокращаются временные затраты на все рутинные операции с документами. Поиск, согласование, создание тех или иных актов – всё это можно осуществить за считаные секунды. В результате ускоряются и все остальные процессы. Как мы помним, время – деньги.
4. Обеспечивается конфиденциальность информации. У каждого сотрудника есть свои пределы доступа, с каждым документом работают только те люди, которые должны это делать в соответствии со своими обязанностями и квалификацией. К тому же все действия протоколируются (не только подписание или изменения, но и чтение).
5. Обеспечивается выполнение требований международных стандартов ISO 9000. Одно из базовых требований этих стандартов – прозрачность документооборота и информационного воздействия.
6. Внедрение инноваций происходит легко и безболезненно. Новые правила работы почти мгновенно доводятся до сведения всех сотрудников, а сроки обучения новичков в разы сокращаются. Когда каждый может быстро отыскать необходимую инструкцию, «стопорных» моментов почти не возникает.
7. Развивается корпоративная культура. Взаимодействие работников оптимизировано, горизонтальные связи налажены, ответственность чётко обозначена – в таких условиях команда спаивается в эффективный, безошибочно функционирующий механизм. А это не такая уж мелочь.

Главная задача всех систем автоматизации – заменить человека системой. СЭД не исключение. Обычно в компании есть несколько «золотых» сотрудников, на которых всё держится. Они всё знают, всё умеют, и стоит им уволиться, как происходит коллапс в миниатюре. Хорошего в этом мало. Автоматизация же распределяет груз ответственности на всех поровну и позволяет контролировать происходящее в онлайн-режиме. Как следствие, повышаются скорость и качество обслуживания клиентов. Как глобальное следствие, возрастают конкурентные преимущества компании.

Суть социального электронного документооборота ФСС

Механизм взаимодействия медицинских учреждений, ФСС и работодателей регламентирован Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 г. № 1567. Согласно данным правилам медицинские организации вправе оформлять листок нетрудоспособности не только в бумажном, но и в электронном виде.

Обмен электронными больничными между Фондом социального страхования и работодателями производится следующим образом:

• медицинское учреждение оформляет электронный листок нетрудоспособности и выдает его номер сотруднику;
• медицинское учреждение направляет в ФСС сведения по электронному больничному листку;
• работник предъявляет в бухгалтерию работодателя номер электронного листка нетрудоспособности;
• работодатель запрашивает в ФСС сведения по листку нетрудоспособности согласно указанному номеру;
• работодатель рассчитывает пособие по электронному больничному;
• работодатель направляет в ФСС сведения, необходимые для назначения и выплаты пособия.

Внимание! Если в регионе действуют «Прямые выплаты» ФСС, больничный лист оплачивается сотруднику напрямую из фонда. При таком механизме взаимодействия работодатель узнает о том, что сотруднику выписан больничный лист, только когда он сам сообщит номер документа

При этом информация не всегда поступает в организацию вовремя, к примеру, номер утерян, неправильно записан, неверно внесен в учетную систему и др. В этом случае бухгалтеру необходимо выяснить достоверность номера больничного листа, а также действительно ли он закрыт

При таком механизме взаимодействия работодатель узнает о том, что сотруднику выписан больничный лист, только когда он сам сообщит номер документа. При этом информация не всегда поступает в организацию вовремя, к примеру, номер утерян, неправильно записан, неверно внесен в учетную систему и др. В этом случае бухгалтеру необходимо выяснить достоверность номера больничного листа, а также действительно ли он закрыт.

Чтобы у работодателя не возникало необходимости проводить дополнительную работу по установлению достоверности номера листка нетрудоспособности, ему удобнее получать сведения напрямую из ФСС, а не через работника. Дело в том, что вся информация о временной нетрудоспособности сотрудника собирается именно в информационной базе фонда. В связи с этим ФСС сформировал систему социального электронного документооборота (СЭДО) именно для своевременного информирования работодателей.

На основании данной схемы становится понятно, что когда медучреждение открывает электронный листок нетрудоспособности, программа работодателя в автоматическом режиме его регистрирует, а также производит все расчеты и направляет информацию в ФСС для назначения и выплаты пособия.

Когда медучреждение закрывает электронный листок нетрудоспособности, работодатель может сразу же создать или загрузить его в своей программе, затем рассчитать и направить в ФСС необходимую информацию, а также документы (заявления, реестры и др.).

Для того чтобы можно было применять такую схему, работодатель должен использовать сервис 1С-Отчетность.

С чем связано внедрение СЭДО

Напомним, что согласно Постановлению Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567, листы нетрудоспособности можно оформлять как в бумажном, так и в электронном виде. Электронный формат больничного ранее предполагал особый порядок взаимодействия медицинской организации, ФСС и работодателя.

Медицинское учреждение выдавало застрахованному лицу (работнику) номер ЭЛН, который тот должен был сообщить работодателю. Последний по этому номеру запрашивал все данные листка нетрудоспособности из ФСС.

Работодателю такая схема не всегда удобна, так как он узнает о том, что сотрудник оформил больничный только, когда работник сообщает ему номер ЭЛН. Этот номер не всегда поступает к работодателю вовремя (он может быть неверно записан, потерян, неправильно введён в учётную систему работодателя и т. д.), из-за чего у него возникают вопросы по проверке достоверности номера и выяснению, закрыт ЭЛН или ещё нет.

Работодателю удобнее получать информацию о листках нетрудоспособности не от работника, а от ФСС, ведь именно в информационной системе Фонда содержится вся актуальная информация. Получать сообщения от ФСС лучше сразу, на этапах открытия, закрытия или оплаты листка нетрудоспособности.

Поэтому ФСС разработал систему социального электронного документооборота (СЭДО) для оперативного информирования работодателей.

СЭДО позволит страхователям электронно получать извещения о предоставлении недостающих документов или сведений при назначении пособий по обязательному социальному страхованию от ФСС, а также передавать недостающую информацию и получать подтверждения о её получении. Так, СЭДО ФСС может проинформировать работодателя о выданном, закрытом или оплаченном листке нетрудоспособности.

Какие задачи должна решать СЭД для бизнеса?

Коммерческие организации, в отличие от госсектора, реже нуждаются в функциях контроля исполнительской дисциплины, им не важна интеграция со СМЭВ и МЭДО. Им не обязательно отвечать на обращения граждан в установленные сроки (разве что для сохранения репутации), а обязательные требования к использованию российского ПО относятся только к тем из них, в которых доля участия государственных компаний превышает 50 %. Однако у бизнеса появляются новые, специфические задачи и требования.

Согласование документов внутри организации. Этот процесс должен быть максимально прозрачным, требуются функции контроля сроков и согласований.
Подключение специфических документов и процессов

Свой набор типовой документации есть в любой отрасли, и бизнесу важно, чтобы выбранную платформу можно было настроить для ее обработки.
Интеграция с другими информационными системами. Если в государственных организациях СЭД фактически является основной системой для работы (как, например, ERP для производства), то в коммерческих чаще выступает вспомогательной, автоматизируя несколько сквозных процессов

Другими словами, в бизнесе СЭД играет роль транспортной связующей и важно, чтобы ее можно было объединить с другими системами.

Автоматизация юридически значимого документооборота. У нас есть готовое решение этой задачи – «Логика: ЮЗ ЭДО», которое автоматизирует юридически значимый электронный документооборот в организации. Система позволяет подписывать документы электронной подписью (ЭП) и обмениваться ими с государственными ведомствами, контрагентами и компаниями внутри холдинга. Если вернуться к госструктурам, то они тоже обмениваются электронными документами, подписанными ЭП, но в меньшей степени. Это объясняется тем, что у коммерческих организаций гораздо больше различных видов документации: договорные, финансовые, складские, кадровые и т. п.

Гибкость и способность подстраиваться под новые правила и требования рынка. Последние несколько лет мы наблюдаем, как меняется мир, меняется бизнес, и вслед за ними меняются ожидания клиентов. Чтобы компании оставаться эффективной и конкурентоспособной, она должна меняться так же быстро. Для этого нужны инструменты, которые позволяют адаптировать существующие информационные системы под новые реалии. Применимо к СЭД в этом ключе становятся актуальными всевозможные конструкторы документов, маршрутов и т. п.

Подведем итоги: бизнесу важно, чтобы СЭД стала частью большой корпоративной информационной экосистемы, ее можно было легко интегрировать с другими решениями, она упрощала и делала максимально прозрачным согласование документов, а также автоматизировала работу с другими организациями и службами – например, ФНС. Хотя бизнес не обязан использовать исключительно российское ПО, но может выбирать отечественные разработки, чтобы избежать санкционного давления

Что общего в СЭД для бизнеса и госсектора

Коммерческие и государственные организации в равной степени могут воспользоваться готовой СЭД в виде стандартного решения или настроить ее под собственные задачи и требования. В большинстве случаев доработка делается не из-за отраслевых практик, а внутренних, которые сложились исторически. Коробочными решениями чаще интересуется малый и средний бизнес, который более гибкий, у которого нет устоявшихся практик и который может работать по методикам, заложенным разработчиком СЭД.

Гибкость и адаптивность важна для СЭД в бизнесе и в госсекторе, но для второго – в меньшей степени. В госструктурах изменения происходят не так стремительно, хотя мировые тренды тоже дают о себе знать – достаточно изучить содержание и цели национальной программы «Цифровая экономика».

И государственные, и коммерческие организации все чаще предпочитают решения на открытом ПО – это еще одна мировая тенденция. Для первых такое ПО становится некой гарантией безопасности (в открытом коде легко найти уязвимости), а вторые предпочитают меньше зависеть от вендоров, чтобы в форс-мажорных ситуациях продолжить поддержку продукта своими силами или нанять специалистов со стороны.

Цифровая экономика – не только мировой, но и российский курс

Какие существуют СЭД: примеры систем

Самые распространенные из них мы свели в таблицу:

Обучение ЭДО бесплатно

Бесплатное обучение электронному документообороту зачастую предполагает отдельные лекции или семинары. Они дают лишь общее представление о безбумажном делопроизводстве. Такой ввод в курс дела полезен для тех, кто пока сомневается в выгоде перехода на ЭДО. Однако за один урок сложно вникнуть в нюансы, определить преимущества для своего бизнеса, взвесить «за» и «против». Невозможно и проверить достоинства ЭДО на практике.

Но есть другие варианты. Контур.Диадок предлагает пользователям бесплатный и при этом комплексный онлайн-курс по работе с электронным документооборотом.

Во время обучения пользователи не только освоят теорию ЭДО, но и применят знания на практике.

За четыре урока эксперты Диадока разъяснят:

• что такое ЭДО, каковы его отличия от бумажного документооборота и преимущества;
• как автоматизировать бизнес-процессы и делопроизводство;
• каким образом происходит взаимодействие с контрагентами, контролирующими органами;
• преимущества и возможности Диадока как системы ЭДО.

Последнее занятие курса посвящено практической работе в сервисе. Ученики сами попробуют работу с электронными документами в одной из ведущих систем ЭДО — Диадоке. Они поймут особенности оформления документов, их получения, подписания, отправки, а также преимущества перед традиционным документооборотом на конкретных примерах из жизни бизнеса.

Занятия проходят в доступной, увлекательной форме. Благодаря легкости подачи сотрудники заинтересуются новым форматом делопроизводства, без отвлечений усвоят материал, получат новые знания в комфортной обстановке. Пройти курс можно за один день, так что бизнес-процессы не пострадают.

Особенно полезен курс Диадока будет молодым бухгалтерам, начинающим предпринимателям, студентам экономических направлений подготовки. Обучение позволит свободно оперировать нужными понятиями, понимать, чем конкретно полезен ЭДО для бизнеса, как улучшить схему работы компании.

Более того, Диадок предлагает ученикам пройти итоговый текст. Он состоит из 10 вопросов и проверяет, насколько качественно освоены знания. Сдав тест, вы получите сертификат — официальный документ, который украсит портфолио и добавит баллов на собеседовании.