Контроль персонала в организации

Зачем вести учет рабочего времени

Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:

• Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.
• Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.
• Определять время окончания работы.
• Выявлять прогульщиков.
• Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.

На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса – 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.

Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:

• человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.
• форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т.д.

Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.

Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников – с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.

Как Kickidler учитывает рабочее время

На компьютер сотрудника устанавливается Граббер — программа-агент, которая фиксирует всю активность сотрудника за компьютером.

На Сервере хранится вся собираемая информация об активности сотрудника.

При помощи программы Вьюер руководитель может просматривать действия сотрудников за компьютером.

В Веб-интерфейсе Центрального сервера производятся все настройки программы, а также находятся расширенные отчеты по рабочему времени.

Производственный календарь Kickidler позволит создать рабочие графики сотрудников, отделов, департаментов.

На основе полученных данных об активности пользователя, Kickidler формирует отчеты по рабочему времени:

• Сколько часов в день (неделю, месяц, год) он реально отработал;
• Сколько было опозданий, ранних уходов, прогулов, затянувшихся перерывов;
• Насколько продуктивно сотрудник работал;

Наиважнейшие функции контроля

Мотивация. Если в работе подчинённого не обнаружено недостатков, задача
выполнена качественно, и в срок, он должен получить поощрение от
руководителя. Даже если поощрение будет моральным, это в дальнейшем будет
мотивировать сотрудника, качественно выполнять свои обязанности.

Принуждение. Постоянный надзор начальника снизит вероятность
безответственного отношения подчинённых, к своим функциям. Чем ниже квалификация
работников, тем более жёстким должен быть надзор!

Дисциплина. Чем ниже дисциплина, тем плотнее нужно контролировать персонал.

Для получения всех этих «плюшек» от внедрения контроля, важно проводить его правильно. Вот основные принципы контроля

Индивидуальный график

Благодаря системам учета и контроля сотрудники могут оценить собственную продуктивность. Вы не задумывались о том, в какое время дня вы наиболее продуктивны? Системы контроля сотрудников фиксируют такую информацию, с тем чтобы просмотреть и проанализировать наиболее продуктивное время – и в дальнейшем выделить определенные критерии. Если работа эффективнее идет по утрам, планируйте график так, чтобы самые важные задачи приходились именно на утренние часы, а продолжительные совещания переносите, к примеру, на полдень. 

Например, в системе контроля персонала Kickidler реализован отчет по динамике активности сотрудников, позволяющий фиксировать спады и подъемы продуктивности персонала, в зависимости от времени суток и дня недели.

Откажитесь от прямого ежедневного контроля над сотрудниками

Можете что-то делегировать? Делегируйте. Зачем самому следить за результатами каждого сотрудника, если большую часть этой работы люди вполне способны сделать самостоятельно? Вам достаточно:

• Дать отделу продаж чёткие KPI, выполнение которых они могут отследить по CRM;
• Установить модули автоматического напоминания о «тревожных факторах». Например, Kickidler «Автокик» может отслеживать индикаторы прокрастинации – падение продуктивности, отсутствие активности за компьютером, длительный просмотр развлекательного сайта и т. д. – выводя сотруднику соответствующее уведомление.

Таким образом вы сможете исключить лишнее давление на подчинённых и уберёте «человеческий фактор»: люди следят за своей работой сами, а помогает им в этом автоматика. Вам остаётся лишь выявлять критические ситуации и искать пути для общего повышения продуктивности всего отдела продаж.

Контроль рабочего места

Поскольку трудовой договор определяет удаленному сотруднику выполнение своих должностных обязанностей вне организации, работник самостоятельно определяется для себя соответствующее место работы, не советуясь с работодателем. Рабочее место тоже организуется самостоятельно.

В трудовой договор с дистанционным сотрудником нельзя включать пункт, дающий работодателю право посещения удаленного работника в любое время в период работы

На это было обращено внимание в письме Роструда от 17.04.2021 № ПГ/08368-6-1.. Условие о посещении удаленного сотрудника в период рабочего дня абсолютно неправомерно и полностью противоречит действующему трудовому законодательству.

Условие о посещении удаленного сотрудника в период рабочего дня абсолютно неправомерно и полностью противоречит действующему трудовому законодательству.

Повышение эффективности офисных сотрудников

Тренд на создание максимально комфортных условий для сотрудников в офисе имеет свои побочные эффекты – иногда чрезмерная забота о коллективе со стороны руководителей приводит к тому, что работники расслабляются и становятся менее эффективными. Для борьбы с подобными явлениями используют ряд специализированных сервисов.

Босс Контроль

На входе в большую часть офисных помещений уже давно устанавливаются турникеты, с помощью которых можно собирать данные о посещаемости сотрудников – для прохода в офис нужно приложить пропуск. Проблема здесь в том, что настройка работающих локально систем контроля – не самое простое дело.

В свою очередь, «Босс Контроль» – это облачный сервис, который состоит из терминалов контроля доступа и сервиса обработки данных. Терминал вешается на стену, сотрудники с его помощью отмечаются на входе, а затем система формирует отчеты о посещаемости.  Если сотрудник без уважительной причины опаздывает, уходит с работы пораньше или часто ходит на перекуры – это сразу станет известно менеджменту.  В итоге сотрудники больше времени проводят на рабочем месте.

Pay Punch

Биометрическая система учета посещаемости сотрудников и отработанного ими времени. По аналогии с предыдущим инструментом, в офисе также устанавливается специальный прибор, к которому сотрудники прикладывают палец или руку. Таким образом осуществляется контроль отработанного времени, что особенно удобно в случае необходимости расчета заработной платы в почасовом режиме.

Информация о посещаемости сотрудников автоматически передается руководству и бухгалтерии. Поскольку система биометрическая, то обмануть ее, например, попросив коллегу в офисе приложить карточку отсутствующего в нем сотрудника, не получится.

CrocoTime

Однако сам факт нахождения в офисе и на рабочем месте еще не говорит о том, что сотрудник эффективно работает. Ничто не мешает ему «создавать видимость» бурной деятельности, на самом деле тратя время на не относящихся к работе сайтах или в развлекательных приложениях. Потери от такого непродуктивно времяпрепровождения могут быть весьма существенными – по разным оценкам, это наносит общий урон экономике страны в сотни миллиардов рублей в год.

 

Для того, чтобы узнать, какой процент рабочего времени сотрудник потратил на решение бизнес-задач, а сколько «прокрастинировал» на развлекательных ресурсах, помогает сервис CrocoTime. На основе собранных данных он высчитывает коэффициент продуктивности каждого сотрудника, а также предоставляет руководству отчеты о том, какие ресурсы отнимают у работников больше всего времени.

Disciplina.ru

Еще одна система повышения эффективности офисных сотрудников. Disciplina.ru не только собирает информацию об использующихся программах и приложениях, но и следит за соблюдение рабочего графика, а также фиксирует переработки.

Впоследствии создаются отчеты, позволяющие понять структуру рабочего дня каждого конкретного сотрудника – на какие задачи у них уходит больше всего времени, в какие периоды они работают больше или меньше. Эти данные помогают руководству оптимизировать рабочие процессы так, чтобы не перегружать работников, но и не позволять им чрезмерно расслабляться.

Гибкость рабочего окружения

Наступает эпоха удаленного офиса. Результаты недавнего исследования Стэнфордского университета показали, что за счет удаленных команд колл-центры могут увеличить продуктивность на 13%. 

Два года назад ПАО «Вымпелком» перевел часть сотрудников на работу вне офиса, что позволило сэкономить на административных площадях до 24%, а затраты на аренду и обслуживание снизились на 25%. Общие финансовые расходы «Вымпелкома» сократились в 1-2 миллиарда рублей.

Когда окончательно созреет софт, и у компаний появятся эффективные решения для фриланса, расширятся возможности удаленной работы для сотрудников. Это избавит людей от необходимости часами простаивать в пробках, добираясь на работу. К тому же, многим уютнее работать в тихом рабочем окружении, а не в шумном офисе. 

Система контроля персонала Kickidler позволяет руководителю видеть в реальном времени, чем заняты удаленные сотрудники, и как, например, они консультируют клиентов. Такой контроль персонала позволяет быстро и эффективно подсчитать рабочие часы, чтобы начислить зарплату. Ошибки в пользу работника или компании исключаются. 

Hubstaff

Hubstaff – облачный сервис, созданный для контроля фрилансеров и удалённых сотрудников. Это мощная система с обширными возможностями мониторинга и учёта рабочего времени. Интегрируется с Basecamp, Trello, Github, Asana, Paypal и несколькими десятками других сервисов. Подходит для всех компаний, штат которых частично или полностью состоит из удалённых работников, сотрудничающих с фрилансерами.

Hubstaff по функционалу очень похож на Time Doctor, только стоит немного дороже, а также исключает такие инструменты тотального контроля, как онлайн наблюдение за экранами и видеозапись мониторов. 

Функционал для контроля удалённых сотрудников

• Отчёты о рабочем времени сотрудников.
• Отслеживание активности по мышке и клавиатуре.
• Периодическое сохранение скриншотов с экранов сотрудников.
• Поиск фрилансеров с помощью встроенного инструмента.
• Почасовая оплата заработка.
• GPS-трекинг сотрудников.

Цена и ограничения для бесплатной версии

Стоимость базового тарифного плана – 5$ за один ПК в месяц. В бесплатной версии доступен контроль только одного человека, а функционал ограничен отчётами о рабочем времени, слежением за активностью и периодическими скриншотами с экранов.

Недостатки программы

Hubstaff – хороший, но довольно запутанный сервис. Также к его недостаткам следует отнести чрезмерно ограниченный функционал в бесплатной версии и несовместимость с Linux.

Обоснование четвёртого места в рейтинге

По потенциалу Hubstaff мог бы претендовать на 1-2 места, но он почти ничего не позволяет в бесплатной версии, и даже с максимальными возможностями его инструментов недостаточно для того, чтобы обеспечить 100% контроль удалённых сотрудников. Отсутствие записи видео с экранов – очень серьёзный недостаток.

Базовые виды контроля в менеджменте

Предварительный – проводится в момент составления плана, и сразу после постановки задачи подчинённым. Его главная цель — это убедиться, что:

• человеческих и материальных ресурсов достаточно для выполнения данной задачи;

все элементы системы готовы к реализации плана;

что сотрудники всё правильно поняли.

Текущий – производится с целью обеспечения правильности выполнения этапов задачи, соблюдения сроков, и возможности внести
корректировки, если будут обнаружены отклонения от плана. Этапы задачи называют ещё – точками контроля.
Для реализации текущего контроля важно наладить обратную связь от сотрудников к руководителю, по принципу:
«Столкнулся с проблемой – позвони!»

Итоговый – производится после завершения работы, с целью оценки полученных результатов. Поощрение отличившихся, наказание провинившихся. Анализ недостатков, и способов их предотвращения в будущем.

Другие методы проверок

Существуют методы дополнительного контроля, которые требуется совмещать с отчетами:

• Совещания. Лучше, когда они связаны с обсуждением пунктов ранее сформулированного плана действий. Тогда возникает совместное понимание того, как идет достижение общих целей, и сотрудники других подразделений могут внести свой вклад в работу смежников.
• Применение программных продуктов и технологий, позволяющих понять, чем занят сотрудник в конкретный момент и в течение рабочего дня.
• Корпоративные мероприятия, совмещающие обсуждение результатов работы с развлекательными элементами. Они позволяют повысить мотивацию.

Внедряя новые методы мониторинга качества и сроков выполнения работы, важно не допустить ошибок, которые могут стать не только демотивирующим фактором, но и нарушением закона.

Этично ли следить за сотрудниками?

Мы часто слышим аргументы против слежки за сотрудниками:

• Это нарушает мои права!
• Слежка раздражает и снижает продуктивность;
• В компании теряется атмосфера доверия, это создаёт нервозную обстановку.

Доводов достаточно много, но наша практика показывает простой факт: если система контроля над сотрудниками на рабочем месте используется грамотно, её присутствия даже не замечают. В конечном счёте, Kickidler – это просто инструмент, которым вы пользуетесь, а значит, всё зависит от вас.

Важно помнить, что 100% продуктивность практически недостижима: небольшие перерывы в течение рабочего дня – это норма, которая помогает сотруднику восстановиться и сохранить силы. Kickidler не создан для постоянного микроконтроля над каждым человеком и выжимания из людей всех соков: основная задача системы – найти сотрудников, которые работают действительно плохо, и помочь разобраться, почему так получилось

Ваши люди – это ваша команда: коллектив, на который вы можете опереться. А система управления рабочим временем просто помогает найти в этом коллективе какие-то проблемы, чтобы решить их.

Успехов!

Модели ПО для контроля рабочего времени удаленных сотрудников

Чтобы учитывать рабочее время дистанционных работников, создано множество программ, например Kickidler, ActivTrak, Hubstaff, Yaware.TimeTracker, Toggl, Time doctor, Bitcop, Monitask.

Для контроля различных проектов и этапов их создания: доски Trello и Kanban, задачники Битрикс24, Jira, сервисы Google и т.д.

Для коммуникации применяются программы быстрого обмена сообщениями: ICQ, Mail.ru Agent, Skype, WhatsApp.

Bitcop работает незаметно для сотрудника, фиксирует данные времени начала и окончания работы, учитывает продолжительность простоя, в который не входит участие в различных онлайн-конференциях, длительность рабочего общения с использованием мессенджеров, IP-телефонии, без чего невозможна удаленная работа.

Hubstaff занимается мониторингом рабочего времени, к тому же обладает рядом особенностей: возможностью сохранения снимков с экрана компьютера, созданием отчета по всем использованным видам приложений и посещаемым сайтам, анализом всех нажатий клавиш.

TMetric – удобный контроль времени, который запускается сотрудником с началом нового этапа работы.

Обновите 1С:ЗУП до последней версии!

Здоровый расчет зарплаты: все изменения по льготным ставкам страховых взносов и срок и действия будет применяться автоматически!

• Настроим 1С:ЗУП под изменения законодательства и новые введения в связи с ограничениями из-за самоизоляции;
• Настроим электронный кадровый документооборот с сотрудниками;
• Настроим интеграцию 1С:ЗУП с Корпоративным порталом или создадим его;
• Подключим 1С:Кабинет сотрудника и обучим работе в нем.

Подробнее Заказать

Контроль рабочего места

Поскольку трудовой договор определяет удаленному сотруднику выполнение своих должностных обязанностей вне организации, работник самостоятельно определяется для себя соответствующее место работы, не советуясь с работодателем. Рабочее место тоже организуется самостоятельно.

В трудовой договор с дистанционным сотрудником нельзя включать пункт, дающий работодателю право посещения удаленного работника в любое время в период работы

На это было обращено внимание в письме Роструда от 17.04.2021 № ПГ/08368-6-1.. Условие о посещении удаленного сотрудника в период рабочего дня абсолютно неправомерно и полностью противоречит действующему трудовому законодательству.

Условие о посещении удаленного сотрудника в период рабочего дня абсолютно неправомерно и полностью противоречит действующему трудовому законодательству.

Что можно и что нельзя контролировать в работе дистанционного сотрудника

Разрешено контролировать:

• качественные и количественные параметры трудовой деятельности работника, в том числе объем выполняемой работы;
• контроль сроков выполнения работ, ее соответствие всем требованиям трудового договора;
• режим рабочего времени, если он оговорен в договоре. Примечание: заключаемый трудовой договор может давать сотруднику право самостоятельно определять режим работы и отдыха;
• контроль сроков предоставления отчетов о выполненной работе;
• применение средств для защиты информации, предоставленных работодателем или рекомендованных им и др.;
• постоянную связь с работодателем;

 Основная часть контролирующих позиций, в случае их несоблюдения, может быть причиной увольнения удаленного сотрудника.

В пояснениях Роструда, размещенных на сайте онлайнинспекция.рф определены несколько оснований увольнений удаленного работника, наиболее часто отмечаемых в трудовых договорах:

• несоблюдение более трех раз сроков выполнения полученной работы, несоответствие конечного результата условиям заключенного договора;
• нарушение более трех раз сроков подачи отчетов о проделанной работе;
• отказ сотрудника от использования выданных работодателем средств защиты информации;
• отсутствие связи с сотрудником более двух дней без уважительной причины (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 30 марта 2021 г. № ПГ/05823-6-1).

Нельзя контролировать удаленного сотрудника:

• перемещения дистанционного работника, если он выполняет заданную работу;
• нахождение сотрудника в определенном месте, запрещено посещать работника на дому;
• время работы и перерывы на обед, если это не обговорено в договоре.

1С:Кабинет сотрудника

Удобный сервис для сотрудников, который экономит время бухгалтера и кадровика

• Ускорение кадрового документооборота;
• Улучшение условий труда;
• Экономия времени при взаимодействии сотрудников и бухгалтерии.

Подробнее Заказать

СЗВ-М за июнь 2021 года: новая форма, срок сдачи
Календарный план строительства

DeskTime Pro

О программе DeskTime Pro

DeskTime — это онлайн-сервис с мобильными и десктопными приложениями для отслеживания рабочего времени, отслеживания прогресса в проекте, анализа различных показателей эффективности, генерации подробных отчетов. Как и Hubstaff, программа ориентирована на управление виртуальными командами.
Бесплатная версия программы DeskTime Pro предоставляет мониторинг одного пользователя с серьезными ограничениями по функциональности.

Количество подконтрольных компьютеров:

В бесплатной версии программы доступен мониторинг компьютера 1 сотрудника.

Отчеты по рабочему времени (отслеживание времени).
Отчеты по используемым приложениям.
Мобильное приложение.

Какие функции доступны только в платной версии:

Программа мониторинга сотрудников DeskTime Pro предлагает мощный инструментарий для контроля и управления удаленными командами с возможностью тонкой настройки под каждого пользователя. Наиболее интересны здесь функции подсчета заработной платы, отслеживания проектов и встроенного Pomodoro-трекера.

Видео: 

Удаленка не для всех

Безусловно, «уйти в монитор» могут не все сотрудники. Личный контакт нужен, например, маркетологам, которые координируют свои усилия с отделом продаж. Быть одной командой в офисе сотрудникам с большим количеством личных контактов внутри компании значительно проще.

Руководители же часто хотят видеть на работе в первую очередь ключевых сотрудников, коммуникация с которыми ведет к выработке идей. Не зря в игре «Что? Где? Когда?» несколько знатоков проводят мозговой штурм. Только так можно в короткие сроки выработать решение для нестандартной задачи.

В Москве от нуля мы сможем вернуться к 100-150 кв.м с двумя переговорными и 20 рабочим столам с незакрепленными местом. Наши сотрудники смогут просто приходить в определенный день на рабочее место, а не оставаться дома. За счет уменьшения площади мы сможем арендовать более комфортный офис с удобным расположением

Ошибки контроля персонала, которые допускают руководители

Выбранный руководителем метод контроля при неправильном подходе может привести к негативным последствиям.

Четыре классические ошибки контроля, которые допускают руководители:

Непонятный контроль. Руководитель проверяет своих подчиненных, но совершенно не понимает содержания рабочего процесса.

Например, менеджер не сможет контролировать технический процесс самостоятельно, юрист не сможет проверить работу бухгалтера, а программист – деятельность редактора. В таком случае лучше доверить контроль специалисту в этой сфере.

• Контроль, который переходит в конфликтные ситуации. Руководитель контролирует процесс, но замечает лишь ошибки работника и при первой возможности указываете ему на них? Ни один нормальный человек не выдержит, если вы будете его только «шпынять». Контроль должен быть системным, а не пугающим и угнетающим.
• Скрытый контроль, который переходит в явный при обнаружении нарушений. Если руководитель устанавливает систему контроля скрытно, то не стоит при первой же ошибке «выскакивать из-за кустов» с криком «Ага!!! Попался!». Такие «выскакивания» могут только усилить негативную реакцию сотрудника и целого коллектива. Узнав о скрытой слежке работники и так будут переживать и стараться сделать работу качественно. А если руководитель заметил вопиющие нарушения в работе, можно всегда это обсудить.
• Формальный контроль – это контроль без конкретных действий и требований к работнику.

Как выбрать подходящее решение для мониторинга сотрудников?

При выборе такой программы, в первую очередь, необходимо определить цель, которую вы преследуете. Если вам необходимо просто вести учет продуктивного и непродуктивного времени удаленных сотрудников для подсчета оплаты труда, то достаточно будет установить тайм-трекеры без дополнительных функций. Если же вы хотите отслеживать все действия команды, вести постоянную запись экрана и следить за используемыми приложения и сайтами в целях не только контроля продуктивности, но и предотвращения утечки данных, следует выбрать программу для тотального контроля действий пользователя ПК.

На сегодня это все, надеюсь, материал был Вам полезен пока!

Нравится13Не нравится4

9.Everhour

Everhour – веб-приложение (Chrome, Firefox и Safari) для контроля и Учёта рабочего времени сотрудников – офисных и удалённых. Предлагает множество инструментов сбора статистики, интегрируется со сторонними сервисами (Asana, Basecamp, Trello, др.), позволяет отслеживать время и руководителям, и команде.

Функционал для контроля удалённых сотрудников

• Цифровой таймер.
• Панель прогресса выполнения проекта.
• Журналы задач.
• Автоматически обновляющиеся отчёты по продуктивности.
• Выставление счетов.
• Оценка времени выполнения проекта.
• Учёт отработанного времени.

Недостатки программы

Главный недостаток системы – полное отсутствие инструментов контроля персональной эффективности сотрудников. Можно только отслеживать прогресс всей команды.

Обоснование девятого места в рейтинге

По возможностям Everhour уступает большинству ПО, расположившегося выше. Однако, это популярная система, которая позволяет достаточно точно отслеживать время и прогресс работы коллектива.

Hubstaff

О программе Hubstaff и почему она на третьем месте

Hubstaff — это система отслеживания времени с функциями захвата экрана, мониторинга заданий, автоматической оплаты труда, расширенными отчетами, отслеживанием в режиме реального времени. Сервис интегрируется с более чем 30 популярными инструментами. Hubstaff немного отличается от двух предыдущих программ и больше подходит для удаленных команд, небольших копаний и фрилансеров.
Бесплатная версия программы Hubstaff позволяет вести мониторинг рабочей станции 1 сотрудника, а также имеет ограничения по функциональности. Ранее бесплатный Hubstaff позволял мониторить до 3-х сотрудников, однако недавно они отказались от этой стратегии.

Количество подконтрольных компьютеров:

В бесплатной версии программы доступен мониторинг компьютера 1 сотрудника.

• Отчеты о рабочем времени.
• Отслеживайте уровня активности сотрудника на основе использования мыши и клавиатуры.
• Скриншоты экранов сотрудников (ограничения по месту в хранилище).

Какие функции доступны только в платной версии:

Как уже говорилось, программа Hubstaff предназначена для работы с удаленными сотрудниками. В ней есть уникальные в своем роде инструменты для начисления заработной платы фрилансерам. Кроме этого, у Hubstaff есть функция GPS-отслеживания работников.

Видео: