Гарантийное письмо об оплате: основные правила составления

Когда составляется гарантийное письмо о выполнении обязательств по договору

Гарантийное письмо должно быть адресовано организациям или лицам. Чтобы придать документу полноту юридической силы, его обязаны подписать руководитель предприятия-адресанта и его главный бухгалтер.

Цель письма зависит от предмета обязательств, прописанных в договоре (так, гарантийные письма подразделяют на такие группы):

• о выполнении работ;
• о поставке товара без промежуточных звеньев (напрямую от производителя);
• об оплате;
• о приеме на работу;
• о предоставлении услуг или оборудования.

Все виды гарантийных писем составляются по одной форме с соблюдением ряда правил:

1. Формулировки должны быть максимально четкими, чтобы исключить двусмысленности или недосказанности. Разрешено использовать только официально-деловую лексику. Обязательно не отклоняться от корпоративной этики.
2. В теске договора нужно делать ссылки на нормативные документы, которые раскрывают предмет. Например, при составлении соглашения подряда нужно ссылаться на статью 702 Гражданского кодекса РФ.

Можно сказать, что гарантийное письмо защищает одновременно обе стороны договора.

Как написать — рекомендации и правила

Гарантийное письмо должно составляться главным секретарем, делопроизводителем, работником бухгалтерии, кадровой службы, помощником руководителя или даже самим руководителем организации-адресанта. Текст составляется в печатном виде на бумаге формата А4 или фирменных бланках, если они закреплены как элементы корпоративного стиля.

Структура документа такова:

1. Сначала указываются реквизиты организации-отправителя: полное наименование, юридический адрес, организационно-правовой статус с кодами деятельности.
2. После перечисляются сведения об адресате: наименование, статус, адрес, контактная информация и иные реквизиты.
3. Ниже должен проставляться номер исходящего письма по внутреннему уставу отправителя.
4. Основная часть имеет распорядительный характер и передает основные положения договора (подробное описание обязательств, их предмета и цели, сроков исполнения, нюансов решения вопроса при возникновении конфликтов между сторонами и прочее).
5. Заверяют подлинность документа личные подписи (с расшифровкой) руководителя предприятия и главного бухгалтера. Если в организации закреплено использование мокрых печатей, печать тоже ставится.

Письмо составляется в одном экземпляре, но при необходимости с него можно снять копии. Предприятие-отправитель заносит в карточку или базу данных информацию об исходящем письме. В свою очередь, получатель обязан хранить оригинал вместе с другой входящей документацией, а также внести сведения о нем в журнал для регистрации входящей деловой корреспонденции.

Гарантийное письмо при регистрации ООО

Текстом такого письма собственник гарантирует, что готов сдать в аренду принадлежащие ему на законных основаниях площади, как только ООО пройдёт государственную регистрацию. Также арендодатель гарантирует, что помещение принадлежит ему по закону и, заключая договор аренды, он не нарушает интересов третьих лиц. К письму прилагают копию свидетельства о государственной регистрации права собственности или выписку из ЕГРН.

Помещение под офис необязательно должно быть офисным. В качестве юридического адреса разрешено использовать адрес производственного помещения (склада, цеха), если единоличный исполнительный орган ООО действительно может там располагаться и если он обеспечит беспрепятственное получение корреспонденции, направленной в адрес ООО. Если же заявитель попытается зарегистрировать ООО в гараже, у регистрирующего органа могут возникнуть претензии — реальность обустройства офиса придётся доказывать.

В случае “покупки” юридического адреса следует быть осмотрительным. Полагайтесь только на компанию с хорошей репутацией, иначе вы рискуете получить отказ в регистрации. Ваш офис может оказаться местом массовой регистрации компаний, руинами или строящимся зданием, воинской частью или поликлиникой. Бывает, что адреса не существует как такового. Нелишним будет всё перепроверить.

Гарантийного письма нет среди обязательных документов для регистрации ООО, однако его отсутствие может стать причиной отказа. Несостоявшийся владелец собственного бизнеса может отстаивать правоту в суде, где налоговики будут доказывать, что не получили возможность убедиться в достоверности юридического адреса. Пленум ВАС действительно не относит отсутствие гарантийного письма свидетельством недостоверности юридического адреса. Однако любые судебные разбирательства — процедура неприятная, а на самом первом шаге к собственному делу — тем более. Поэтому рекомендуем скачать образец гарантийного письма на юридический адрес, подготовить документ и подавать его вместе с заявлением на регистрацию ООО.

Актуальный образец гарантийного письма о предоставлении юридического адреса вы найдёте на нашем сайте.

Заверять у нотариуса гарантийное письмо не требуется. Достаточно того, что собственник подтвердит факт существующей договорённости в телефонном разговоре с сотрудником регистрирующего органа.

Особенности составления и оформления

Как правило, любое гарантийное письмо не превышает стандартного листа формата А4, печатается на специальном бланке юридического лица-отправителя, подписывается руководящими органами (директором, иногда главным бухгалтером), скрепляется печатью организации. Обязательные реквизиты:

• номер и дата (в соответствии с регистрацией исходящей документации);
• название организации-адресата;
• ФИО получателя (обычно это гендиректор организации);
• тема письма (сами слова «гарантийное письмо» писать необязательно, так как такого документа как вида деловой переписки юридически не существует);
• основное содержание (гарантии обязательств, их объем и сроки);
• данные отправителя;
• должность, личная подпись и расшифровка ФИО подписавшего документ лица (директора, главного бухгалтера).

Дальнейшие нюансы зависят от вида гарантийного письма. Рассмотрим их подробнее и приведем конкретный пример составления гарантийного письма, призванного выполнить ту или иную функцию.

ПОЛЕЗНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Большинство организаций не включают в текст такого гарантийного письма указание своей ответственности за нарушение обязательств, между тем как упоминание санкций за несоблюдение гарантий имеет психологическое влияние на контрагента.

А теперь рассмотрим конкретные образцы гарантийных писем.

Как предоставляется гарантийное письмо

Гарантийное письмо – это официальный документ, поэтому его получение адресатом должно быть строго зафиксировано. Сделать это можно одним из способов:

1. Передать лично. Делается это в момент подписания непосредственного договора, или предоставляется заранее. В этом случае письмо распечатывается в двух экземплярах и на втором, который остается у исполнителя, заказчик ставит свою подпись об ознакомлении и принятии его в работу.
2. Отправить по почте. В этом случае документ отправляется заказным письмом с уведомлением. После получения его адресатом отправитель получает извещение о вручении. У получателя письма есть месяц, чтобы предоставить какой-то ответ отправителю, к примеру, о согласии с предоставленными гарантиями.
3. Отправка по факсу. Этот способ будет менее затратным, но и гарантировать, что получатель его примет к сведению никто не может. Единственная возможность удостовериться, что его действительно приняли – это отправить документ в момент общения с секретарем или руководителем. Тогда он лично засвидетельствует его получение.
4. На электронную почту. Еще один ненадежный, но имеющий место способ отправки письма. В этом случае самым большим минусом является то, что письмо может быть просто не просмотрено, либо вообще попадет в спам. Чтобы удостовериться, что оно дошло адресату, стоит созвониться и уточнить, принято ли оно и устраивают ли клиента прописанные условия.

Выбор варианта доставки письма стоит согласовывать с получателем.

Резюмируя: гарантийное письмо – это гарантии заказчику (продавцу), поэтому именно они чаще всего являются инициаторами его составления. Но если компания, с которой планируется сотрудничество, сама предлагает составить этот документ, тогда ее намерения более чем прозрачны, а компания надежна в большинстве случаев.

Гарантийное письмо вместо договора

По сути, составление гарантийного письма выступает альтернативой заключению договора, когда такое действие по каким-то причинам нецелесообразно.

В отличие от договора, который включает в себя предложение (оферту) и обязательства в соответствии с этим предложением (акцепт), гарантийное письмо выступает как одна из этих составляющих.

Гарантийное письмо как оферта

Оферта всегда выражает предложение, направленное одному или нескольким адресатам вступить в определенные отношения, причем четко декларирует намерения адресующего. С этой точки зрения, гарантийное письмо может быть сочтено офертой, если в нем содержится:

• предложение совершить оплату услуг после их оказания;
• предложение выполнить работу, совершить поставку, оказать услугу.

Письмо-предложение должно быть сформулировано достаточно подробно, ведь оно заменяет собой часть договора, а значит, должно содержать его основные существенные элементы:

• предмет оферты (товар, услуги, виды работ – конкретное перечисление);
• сроки выполнения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сроки, обозначенные в гарантийном письме-оферте, имеют решающее значение: направленное адресату, оно уже не может быть отменено отправителем в течение указанных периодов для ответных действий, если других условий не прописано в самом тексте или не вытекает из него. Получивший такое гарантийное письмо в случае принятия предложения может выполнить условия или просто явно выразить согласие: данное действие считается соответствующим ответом, то есть выполнением второй части, необходимой для заключения договора

Таким образом, в результате действия гарантийного письма и ответа адресата между ними происходит правовое действие, равнозначное заключению договора (никто не мешает в дополнение к нему подписать и стандартный двусторонний договор)

Получивший такое гарантийное письмо в случае принятия предложения может выполнить условия или просто явно выразить согласие: данное действие считается соответствующим ответом, то есть выполнением второй части, необходимой для заключения договора. Таким образом, в результате действия гарантийного письма и ответа адресата между ними происходит правовое действие, равнозначное заключению договора (никто не мешает в дополнение к нему подписать и стандартный двусторонний договор).

Гарантийное письмо как акцепт

Этот документ может выступать и в качестве второго элемента договора – акцепта, то есть намерения принять договорные предложения, если такие предложения уже озвучивались контрагенту ранее. Например, организация получала коммерческое предложение, приняла решение на основании рекламы или информационного сайта партнера. Тогда направление гарантийного письма фактически будет ответом на сделанное, пусть и в неявной форме, предложение договорных отношений.

К ответу требования не так строги, как к предложению: в таком письме достаточно сформулировать однозначный и развернутый ответ – согласие на принятие предложенных условий.

К СВЕДЕНИЮ! Если отправитель решил отозвать свое гарантийное письмо-акцепт, то сделать это нужно немедленно, желательно до того, как оно попадет к адресату или немедленно после этого – до совершения по нему каких-либо процедурных действий.

Плюсы и минусы гарантийного письма как заменителя договора

Положительные моменты:

• можно не оформлять документ, подписываемый обеими сторонами;
• если требования к оферте и акцепту соблюдены, такие правоотношения абсолютно законны;
• суд признает гарантийные письма наравне с заключенным договором.

Недостатки обмена гарантийными письмами:

• объем ограничивает подробное описание условий;
• невозможно определить все права и обязанности;
• не оговариваются процедурные моменты;
• не всегда четко определена ответственность сторон.

Таким образом, юридически правомерны договорные отношения посредством гарантийных писем, однако, не исключены спорные моменты, могущие повлечь судебное разбирательство.

Гарантийное письмо вместо договора

По сути, составление гарантийного письма выступает альтернативой заключению договора, когда такое действие по каким-то причинам нецелесообразно.

В отличие от договора, который включает в себя предложение (оферту) и обязательства в соответствии с этим предложением (акцепт), гарантийное письмо выступает как одна из этих составляющих.

Гарантийное письмо как оферта

Оферта всегда выражает предложение, направленное одному или нескольким адресатам вступить в определенные отношения, причем четко декларирует намерения адресующего. С этой точки зрения, гарантийное письмо может быть сочтено офертой, если в нем содержится:

• предложение совершить оплату услуг после их оказания;
• предложение выполнить работу, совершить поставку, оказать услугу.

Письмо-предложение должно быть сформулировано достаточно подробно, ведь оно заменяет собой часть договора, а значит, должно содержать его основные существенные элементы:

• предмет оферты (товар, услуги, виды работ – конкретное перечисление);
• сроки выполнения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сроки, обозначенные в гарантийном письме-оферте, имеют решающее значение: направленное адресату, оно уже не может быть отменено отправителем в течение указанных периодов для ответных действий, если других условий не прописано в самом тексте или не вытекает из него. Получивший такое гарантийное письмо в случае принятия предложения может выполнить условия или просто явно выразить согласие: данное действие считается соответствующим ответом, то есть выполнением второй части, необходимой для заключения договора. Таким образом, в результате действия гарантийного письма и ответа адресата между ними происходит правовое действие, равнозначное заключению договора (никто не мешает в дополнение к нему подписать и стандартный двусторонний договор)

Таким образом, в результате действия гарантийного письма и ответа адресата между ними происходит правовое действие, равнозначное заключению договора (никто не мешает в дополнение к нему подписать и стандартный двусторонний договор)

Получивший такое гарантийное письмо в случае принятия предложения может выполнить условия или просто явно выразить согласие: данное действие считается соответствующим ответом, то есть выполнением второй части, необходимой для заключения договора. Таким образом, в результате действия гарантийного письма и ответа адресата между ними происходит правовое действие, равнозначное заключению договора (никто не мешает в дополнение к нему подписать и стандартный двусторонний договор).

Гарантийное письмо как акцепт

Этот документ может выступать и в качестве второго элемента договора – акцепта, то есть намерения принять договорные предложения, если такие предложения уже озвучивались контрагенту ранее. Например, организация получала коммерческое предложение, приняла решение на основании рекламы или информационного сайта партнера. Тогда направление гарантийного письма фактически будет ответом на сделанное, пусть и в неявной форме, предложение договорных отношений.

К ответу требования не так строги, как к предложению: в таком письме достаточно сформулировать однозначный и развернутый ответ – согласие на принятие предложенных условий.

К СВЕДЕНИЮ! Если отправитель решил отозвать свое гарантийное письмо-акцепт, то сделать это нужно немедленно, желательно до того, как оно попадет к адресату или немедленно после этого – до совершения по нему каких-либо процедурных действий.

Плюсы и минусы гарантийного письма как заменителя договора

Положительные моменты:

• можно не оформлять документ, подписываемый обеими сторонами;
• если требования к оферте и акцепту соблюдены, такие правоотношения абсолютно законны;
• суд признает гарантийные письма наравне с заключенным договором.

Недостатки обмена гарантийными письмами:

• объем ограничивает подробное описание условий;
• невозможно определить все права и обязанности;
• не оговариваются процедурные моменты;
• не всегда четко определена ответственность сторон.

Таким образом, юридически правомерны договорные отношения посредством гарантийных писем, однако, не исключены спорные моменты, могущие повлечь судебное разбирательство.

Принципы деловой переписки в случае возникновения задолженности

Ответом на претензию кредитора в адрес должника является гарантийное письмо об оплате задолженности; его составляют в целях урегулирования взаимоотношений в досудебном порядке. В законодательстве такого термина нет, но на практике подобные бланки применяются достаточно часто. Такой порядок обязателен для сторон, действующих в соответствии с договором или законом (например, в случае заключения соглашения о поставке груза).

Однако для кредитора такая форма не станет препятствием для обращения в судебные органы, если иное не изложено в договоре. Если срок исполнения обязательства наступил, а оплата за оказанные услуги, произведенные работы или поставленные товары не произведена, кредитор вправе обратиться в суд для взыскания суммы долга, процентов, иных санкций, установленных контрактом, и судебных издержек, состоящих из государственной пошлины, расходов на представителя. В этом случае должник предлагает поручительство или иные дополнительные гарантии исполнения обязательства: обеспечение и т.д.

Такую форму рассматривают как подтверждение долга, поскольку гражданские взаимоотношения проходят несколько стадий. Если по каким-то причинам договор в письменной форме не заключался, не были подписаны акты выполнения работ, оказания услуг, счет-фактуры о поставке, то подобный бланк служит для суда подтверждением наличия гражданских взаимоотношений и определенных обязательств

Следует отметить, что судья рассматривает все доказательства по собственному убеждению и в комплексе, поэтому заключение письменного договора с обозначением всех условий и порядка взаимодействий, правильное оформление каждого взаимодействия имеет важное практическое значение

В деловой практике возможен и другой случай: когда срок оплаты по договору еще не наступил, но партнер уже знает, что он не сможет выполнить обязательства в срок. В этом случае к поставщику обращаются с подобным документом (используя тот же шаблон). И если в компании нет компетентного специалиста, который сумеет составить письмо, предлагаем скачать образец гарантийного письма об оплате задолженности и использовать его, подставив нужные реквизиты.

Составление письма

Составляемое письмо должно удовлетворять тем требованиям, которые обычно предъявляются к деловым документам. Пример гарантийного письма должен быть максимально точным и подробным.

Образец гарантийного письма об оплате задолженности, форма его должна включать в себя следующую информацию:

1. Прежде всего, в отличие от других разновидностей таких бумаг, здесь должна стоять не одна, а две подписи. Речь идёт не только о директоре, но также и о главном бухгалтере или финансовом директоре должника.
2. Для написания документа берётся обычный бланк гарантийного письма. Правила написания предусматривают, что написать гарантийное письмо об оплате нужно с указанием конкретной суммы долга и срока его выплаты, счёта, с которого она будет произведена, если говорят о поставке, которую обязуются оплатить, упоминают реквизиты документов.
3. Используемые формулировки должны быть точными, ясными и однозначными. Нужно при помощи чётких формулировок описать, о чём конкретно это письмо: об оплате задолженности или об оплате услуг. Могут быть также указаны штрафные санкции, с которыми согласен должник в случае, если не будут выполнены им обязательства. Не будет лишним указать причины имеющейся задержки оплаты.

Другая разновидность предназначена гарантировать выполнение работ или услуг:

1. Письмо о предоставлении услуг отправляют на бланке организации. Подписывает его директор.
2. Подробно и отчётливо напишите об искомых работах или услугах.
3. Даётся подробная информация о том объекте, где работы должны проводиться.

Существует и такой вид писем, как гарантия предоставления юридического адреса, предоставления помещения. Это делается в ответ на требования по регистрации бизнеса.

В новообразуемом предприятии при оформлении бизнеса такое письмо может быть предоставлено в налоговую в качестве гарантии скорого предоставления данного юридического адреса:

1. Письмо адресуется в налоговую в ответ на запрос.
2. Указывается владелец недвижимости, адрес предоставляемого в аренду офиса.
3. Письмо содержит подробную информацию об этом объекте недвижимости.
4. Арендодатель указывает своё согласие на предоставление аренды.

Ещё применяется такая разновидность гарантийного письма, как гарантия предоставления рабочего места. Одна из сфер применения такого документа — это приглашение работника издалека и гарантия, что если он приедет, то указанное рабочее место ему обеспечено.

Для чего необходимо?

Гарантийное письмо оформляется в случае, когда одна из сторон сделки сомневается в платежеспособности и честности другой, даже несмотря на заключенный по всем юридическим правилам и нормам договор.

Частыми ситуациями, когда запрашиваются гарантийные письма являются:

• обязательство произвести оплату за полученные товары, выполненные работы, предоставленные услуги;
• гарантия предоставления необходимой информации (например, предоставление юридического адреса в период оформления юридического лица);
• подтверждение будущих намерений (например, гарантия заключения в будущем основного договора о сотрудничестве).

ВАЖНО! Гарантийное письмо не является коммерческим документом.

Подробная инструкция для каждого пункта

От юридического лица:

1. В шапке содержится логотип фирмы (если есть), наименование организации, контакты (адрес, телефон/факс, электронная почта, сайт (если есть), ИНН/КПП, платёжные реквизиты. Здесь же могут быть вписаны дата и номер исходящего.
2. По правому краю листа прописывается должность адресата, наименование организации, к которой направлено письмо, ФИО получателя (полностью), юридический адрес предприятия (индекс, населённый пункт, улица, номер дома (корпус, кваритира – если есть).Справка. Как правило, получателями гарантийных писем являются руководители компаний.
3. По центру пишется заголовок – “Гарантийное письмо“. Если документ не озаглавливается, указывается тема письма, и по центру пишется обращение к адресату, например, “Уважаемый Фёдор Сергеевич“.
4. В теле письма первым абзацем прописываются обстоятельства, повлекшие необходимость отправления “гарантийки”(в некоторых ситуациях эта информация может быть опущена).
5. В следующей позиции излагается просьба или предложение, и оговариваются обязательства, взятые на себя гарантирующим лицом, а также указываются конкретные сроки выполнения договорённости, конкретные суммы и сроки погашения по задолженности, прочее.

Аналогичные фразы должны обязательно присутствовать в основном блоке гарантийного письма: “даем гарантию“, “гарантируем оплату“, “подтверждаем“, “обязуемся осуществить оплату задолженности“, “настоящим подтверждаем платёж“.

В конце документа ставится дата (если она не была указана в исходящих), подпись (подписи) ответственного лица с расшифровкой (ФИО, инициалы), утверждённые гербовой печатью.

Нюансы заполнения для физических лиц:

1. ФИО и адрес проживания в шапке документа заполняются согласно паспортным данным. (Дополнительно может быть указан адрес фактического проживания).
2. Суть обращения в письме.
3. Подпись гаранта, дата.

Имеет ли письмо силу закона

Нормативными актами не регламентируются правила написания документа, в том числе его содержательной части, правил применения. Получается, что правовой природой оно фактически не обладает. Те, кто занимается составлением писем могут с легкостью давать обещания, при этом, не чувствуя за собой ответственности.

Разрушение отношений партнерства и утраты доверия при невыполнении обязательств, содержащихся в письме, может быть решающим вердиктом, выдвинутым судом. Письмо имеет форму оферты при его оформлении поставщиком.

Юридическая сила о произведенной оплате также имеется, но договор может быть прерван, если должником признаются долговые обязательства.

Письмо не относится к документу, подтверждающему обязательства. Это понятия в правовой базе нет. Однако существует практика при заседаниях суда.

Гарантийное письмо: особенности применения

Для начала нужно понять, что это такое. Гарантийное письмо – это документ, подписанный собственником помещения, подтверждающий Ваше право использовать арендуемый адрес в качестве юридического. В нём отражаются обязательства арендатора по оплате, подписанию актов выполненных работ и другие.

Применение подтверждающих бумаг в бизнесе практикуется довольно часто. Деловые люди скрепляют свои отношения через договора и иные письменные документы. Они привыкли, что устная договоренность не доказуема при непредвиденных обстоятельствах. С недавнего времени его стали требовать практически в обязательном порядке при регистрации юридического лица.

Еще одной причиной, по которой руководители организации запрашивают ГП на помещение, – это доверие со стороны контрагентов. При отсутствии такого документа могут возникнуть сомнения и деловые отношения расстроятся.

Еще один нюанс в вопросе регистрации фирмы

Важно отметить, что есть список обязательных документов для подачи в налоговую инспекцию. ГП туда не входит

Его требуют негласно. Однако регистрация фирмы не по фактическому месту нахождения запрещена по закону России, что делает требование документа логически обоснованным.

Несмотря на «незаконность» требования гарантийного письма, налоговые инспекторы предпочитают иметь документальное подтверждение договорных отношений с собственником офиса. Вы можете настоять на своем и отказать в представлении документа, однако результатом будет отказ в регистрации фирмы.

Для московских фирм регистрация проходит в ИНФС №46. Сотрудники инспекции не исключение и также требуют уведомления при регистрации ООО. Во избежание потери денег за уплаченную госпошлину при отказе, предоставьте документ в налоговую.

Если Вы просто хотите арендовать офис, гарантийное письмо Вам не нужно. Но при желании регистрировать свою фирму по адресу аренды, указав его в качестве юридического, обязательно попросите нужную бумагу у владельца.

Функции гарантийного письма

Подтверждение обязательств

Для многих контрагентов, будь то покупатели или поставщики, важно понимать, что Вы платёжеспособны и Ваша деятельность имеет реальный характер. Гарантийное письмо выступает в роли подтверждения

Оно предполагает способность фирмы исполнить свои обязательства по сделке.
Регистрация ООО. Как уже говорилось ранее, налоговые инспекторы требуют документ в составе пакета на регистрацию. Как показывает практика, документ нужно предоставить, чтобы не получить отказ по причине регистрации не на фактическом месте положения.

Если собственником арендуемого помещения выступает организация, для составления гарантийного письма нужно использовать фирменный бланк, отражающий все реквизиты. Его необходимо подтвердить подписью и печатью руководителя.

Когда физическое лицо или ИП являются собственниками, они подписывают заполненный бланк. При наличии печати у индивидуального предпринимателя он должен поставить ее на заполненном бланке.

Когда у собственника нет возможности подписать бланк, его могут заверить третьи люди. При этом обязательно иметь нотариальную доверенность. Она подтвердит факт того, что данное лицо имеет право выражать интересы владельца. В тексте уведомления отражаются сведения о доверенности. Срок действия документа ограничивается 3 годами.

Юридическая значимость письма

Правильно составленное письмо является не только частью документооборота предприятия, но и представляет собой юридически значимый документ, которым:

1. Предприятие признает наличие задолженности перед другой стороной (чтобы можно было учесть сроки исковой давности).
2. Определяется размер задолженности одной стороны перед другой.
3. Подтверждается факт договоренностей между контрагентами.

Все обязательства обеих сторон, указанные в гарантийном письме, регламентируются Гражданским Кодексом РФ:

• обязательства продавца о поставке товаров или услуг в оговоренном количестве и в указанные сроки определяются 457, 465 и 467 статьями ГК РФ;
• обязательства покупателя оплатить и принять товар или услугу в оговоренном объеме и сроке закреплены 484 и 485 ст.

Конечно, условий гарантийного письма

лучше придерживаться: только при ответственном исполнении своих обязательств каждая из сторон сможет завоевать доверие у партнеров.

Для чего необходимо?

Гарантийное письмо об оплате задолженности используется для выполнения следующих функций:

1. Предоставляет информации своему контрагенту о возникших в деятельности временных материальных проблемах.
2. Уведомленный о финансовых затруднениях должника, кредитор может пойти на обсуждение вариантов выхода из сложившейся ситуации.
3. Является предпосылкой для пересмотра и изменения порядка исполнения денежного обязательства.
4. Гарантийные письма также направляются кредитору в качестве ответа на досудебную претензию с требованием исполнить денежное обязательство в установленный срок, то есть служат способом получить некоторую отсрочку или рассрочку.
5. Может быть использовано в качестве доказательства в ходе судебного разбирательства. Рассматриваемый документ зачастую предоставляется в комплекте документов для обращения за защитой своих прав в судебные инстанции. Суды в каждом конкретном случае дают оценку данному доказательству исходя из индивидуальных обстоятельств дела.

Правоприменительная практика судебных органов в отношении признания гарантийных писем доказательствами тех или иных обстоятельств по делу, значительно разнится.

На практике чаще обычного гарантийные письма требуются при допущении просрочки оплаты. Они требуются с целью предотвратить преждевременное обращение в судебные инстанции.

Кто должен составлять?

Исходя из сущности рассматриваемого документа, он должен быть составлен от имени гражданина-должника или же организации, допустившей по той или иной причине просрочку.

Что содержит документ?

Под гарантийным письмом в общепринятой деловой переписке понимается документ, выступающий подтверждением принятого на себя в установленном порядке обязательства. Гарантировать можно качественное выполнение работ, уплату задолженностей в указанный срок, совершение иных юридически значимых действий. Основное содержание письма-гарантии по оплате задолженности – это уверение контрагента в скорейшем погашении образовавшейся задолженности.

Инструкция, как правильно написать

Гражданский кодекс РФ или иные законодательные акты не содержат такого понятия, как гарантийное письмо, и тем более его не раскрывают. Следовательно, специальных обязательных требований к его написанию или оформлению не установлено.

При написании письма следует придерживаться следующих рекомендаций:

1. Содержание письма должно получиться четким, понятным и не допускающим двоякого толкования используемых в нем слов и словосочетаний.
2. Язык документа – строго деловой без каких-либо сленговых выражений, просторечий или жаргонизмов.
3. Излагать мысли необходимо максимально кратко, без «воды».
4. Текст письма должен быть информативным, то есть сообщать адресату определенные имеющие значение для дела сведения.